Grupo de Trabalho - Relacionamento com a Prodam

Prezados, este tópico é destinado ao grupo de trabalho, que foi instituído no último Fórum Técnico de Tecnologia da Informação e Comunicação (FTTIC), com a finalidade de tratar a forma pela qual a comunicação entre a Prodam e os diversos órgãos da PMSP deve acontecer, sempre norteando-se pela economicidade, transparência e eficiência.

COMPONENTES DO GRUPO
Alessandre - APDO SMIT - amcavalcante@prefeitura.sp.gov.br
Alexander - APDO SMIT - acalixto@prefeitura.sp.gov.br
Cauê Mariano - PR Jabaquara - cvmariano@prefeitura.sp.gov.br
Marcelo Martinez - SMIT - marcelomartinez@prefeitura.sp.gov.br
Rafael Sandalo - SVMA - ** rsandalo@prefeitura.sp.gov.br
Sara Alcantara - SMIT - salcantara@prefeitura.sp.gov.br
Soraia Rosa - SF - soraiap@PREFEITURA.SP.GOV.BR
Anderson Bispo – PRODAM – abispo@prodam.sp.gov.br

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Boa tarde a todos, conforme dito no Fórum segue algumas indicações de programas de chamados gratuitas para aplicação na PRODAM:

https://www.mantisbt.org/

At., Rogerio Fazio

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Boa tarde pessoal, acho que o @d805717 e os demais colaboradores da Fazenda podem contribuir muito com esse Grupo.

Lá eles criaram um processo bem definido para mensurar os pedidos com a Prodam, que aumentou a transparência e resultou em uma economia grande no contrato deles.

Além disso, também estão pesquisando a melhor alternativa para substituir o GDS com uma ferramenta gratuita!

opa, olá a todos!!

não pude ir no workshop, mas o problema que tínhamos era a realização do controle das demandas pequenas de TI junto à Prodam. Em especial a análise de custo-benefício quanto às mesmas.

A solução foi um workflow de solicitação, por parte da área de negócios, que aprova o custo estimado pela Prodam, antes que a mesma inicie a execução. Durante esta execução, caso o custo estimado supere a estimativa, há uma nova aprovação de custo. A homologação, etapa final, é de responsabilidade da área de negócios.

Estamos avaliando alternativas, entre o GLPI (que utilizamos internamente para demandas internas de suporte), redmine (que estamos testando sua utilização em um projeto como piloto para bugtrack)

Estou fazendo uma prova de conceito com ferramentas iBPMS, mas não tenho nenhum conhecimento nessa área :slight_smile:

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:gift:Esqueci de compartilhar o link da comunidade do Telegram para GLPI :gift:

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Pessoal,

Segue um comparativo interessante: : http://help-desk.softwareinsider.com/compare/4-13/GLPI-vs-OTRS-Business-Solution

Só um detalhe: Talvez seja diferença de versão, mas, atualmente, o OTRS é capaz de sincronizar os dados do LDAP/AD.

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Gostei do MantisBT.

@d841168

Você teria algum produto resultante desse trabalho mencionado? Relatório, um print de algum dashboard?
Na SVMA pretendemos adotar uma ferramenta de controle de toda e qualquer solicitação a PRODAM, seja qual natureza for.

Contudo, acredito que além de melhorar casa, espero que o grupo encontre maneiras de melhorar o processo dentro da PRODAM.

Antigamente, tínhamos contato direto com as áreas técnicas, o que agilizava muito nossos problemas(no FORUM mencionaram o nome do Mário, melhor antedimento que tive na PRODAM até hoje).
Aplicaram uma metodologia infeliz, com um canal telefônico fraco, que não informa nenhum número de chamado/ticket para acompanhamento da ocorrência, nos deixando apenas com a experiência de ter conversado com alguém.

Não vejo na intranet da PRODAM, http://www.portalprodam/, nenhuma pagina de status de serviços ou áreas técnicas.
Caso conheçam algum meio de informação, peço que compartilhem, no máximo o que achei foi isso:
http://intra.prodam/vaa/dpr/vop/paradas.htm

Na prática, o que acontece é o seguinte:

  • O atendimento por telefone é insuficiente.
  • Manutenções sem aviso prévio, resultado ou descrição; exemplos:
    • Usuário excluídos do AD retornam ao domínio - muito comum
  • Proxy: Endereços bloqueados por solicitação retornam sem pedido
  • Alterações de GPOs que derrubam serviços do windows

Enfim, caso saibam de algum lugar que possamos receber ou acompanhar a agenda de manuntenção de alguns serviços, é bem vindo.

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Ja usei o MantisBT a um bom tempo, mas atualmente acho o GLPI muito mais poderoso pelo fato de poder instalar Plugins e fazer integração com outros sistemas via API.

O Zabbix por exemplo consegue abrir chamado automaticamente nele se algo cair.

At.,

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Boa tarde!

Conforme o Ricardo mencionou: "A solução foi um workflow de solicitação, por parte da área de negócios, que aprova o custo estimado pela Prodam, antes que a mesma inicie a execução. Durante esta execução, caso o custo estimado supere a estimativa, há uma nova aprovação de custo. ".

Ou seja, basicamente o que mudou foi que há uma estimativa da PRODAM antes da efetiva execução do pedido. Esta estimativa é passada para a Fazendo para só aí autorizar a execução.

Fazendo isso, de cara você já sabe quanto vai custar determinada atividade e quanto tempo irá demandar. Além, é claro, de possibilitar um controle prévio da razoabilidade entre a atividade e o tempo gasto.

Creio que eles ainda estão usando o GDS para esses pedidos com a Prodam, mas estão vendo uma forma de substituí-lo. Acredito que o sistema em si não influencia muito (GDS,Mantis,Redmine,GLPI,OTRS,Spiceworks), o que realmente fez diferença é a mudança no processo.

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Bom dia pessoal,

Fui designado para acompanhar o grupo de Relacionamento com a Prodam.

Estou levantando uma pauta inicial e irei validar aqui na SMIT para iniciarmos os trabalhos. Gostaria da participação de vocês. Obviamente há inúmeras coisas que possamos melhorar, mas precisamos elencar algumas prioridades.

O que vocês consideram como importante para entrar na pauta de discussão para melhorar o relacionamento dos Órgãos com a Prodam?

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Bom, vou pontuar algumas coisas.

  1. Essa ferramenta da CA, http://central.prodam/CAisd/pdmweb.exe. Deve ser utilizada ao invés dos emails de rede/0800 PRODAM/gerente de relacionamento?
    Pois aparentemente se bem utilizada está bem próximo do que precisamos.
  2. Service Status no Portal da PRODAM.
    Uma area com status de serviços da PRODAM, baixa alta infra, indepentende da área, ao menos uma mensagem. uma linha que seja de serviço indisponivel.
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Muito bom @d755455, esses dois pontos que você citou são fundamentais: ferramenta de acompanhamento e status dos serviços.

São pontos que estão na pauta do nosso grupo.

Vou tentar marcar uma reunião na próxima semana, idealmente com a presença de algum representante da PRODAM, para apresentar para vocês os objetivos e debatermos algumas soluções.

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Pensei em um fluxo mais ou menos da seguinte maneira :

Uma demanda de "Atendimento ao cliente " parte de um orgao da PMSP para o gerente de conta da Prodam, via canal telefonico

Durante a ligação, os dois agentes envolvidos especificam rapidamente qual é o tipo de demanda (Handshake) . O Gerente de conta coleta os dados necessários e formaliza, em um email encaminhado ao solicitante , informando um prazo inicial para atendimento - neste email é copiado também o time que irá registrar a demanda no “Sistema de demanda a ser definido”, num prazo razoável - e responde no mesmo email com o número da demanda.

A idéia é criar um número para cada demanda para ganhar rastreabilidade, porém quem irá garantir a abertura do número é o próprio gerente de contas, para evitar o engessamento

o prazo SLA inicial pode ser definido por matriz de prioridade e impacto.

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Estive observando e concordo com os pontos abaixo:

Na prática, o que acontece é o seguinte:

O atendimento por telefone é insuficiente
Manutenções sem aviso prévio, resultado ou descrição; exemplos:
Usuário excluídos do AD retornam ao domínio - muito comum
Proxy: Endereços bloqueados por solicitação retornam sem pedido
Alterações de GPOs que derrubam serviços do windows

Manter o foco no processo não no sistema, no primeiro momento de analise

O processo descrito pelo André é válido, em caso de queda de sistema principal, do contrario imagino um gargalo.e um custo elevado de telefone, por isso imagino resistência como modelo principal, mas bem visto como modelo secundário.

Acredito que na reunião proposta do grupo com o pessoal da área da Prodam devemos apresentar os problemas ressaltados acima, dividimos em dois momentos: ação paleativa e solução corretiva.

Imagino sem duvida que isso resultara num sistema onde abriremos o chamado através de nossos computadores num sistema informatizado,com uma função dentro deste quase semelhante ao proposto pelo André.

Estive pensando nos atendimentos fornecidos pelas Prefeituras Regionais e os sistemas que utilizamos da Prodam e a ferramenta mencioda pelo Rafael parece atender quase todos os requisitos (necessário treinamento para ver todo o potencial desta ferramenta), seria interessante ter na tela inicial desta ferramenta um quadro de avisos informando os sistemas (utilizados pela regional ou secretária) que sofrerão intervenção Prodam para ações de manutenção ou falha de sistema para avisarmos os usuarios.
A Prodam dira que seria necessário catalogar as prefeituras e secretarias e os dias de atendimento para criar regras diferentes para alertas dessas ocorrências.
Poderiamos levantar essas informações e levar para a reunião e tentar incluir na ferramenta mencionada pelo Rafael, o que acham?

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Acho interessante que nesta reunião tenha um responsável da área de central de serviços Prodam, bem como um atendente da prodam (0800). para auxiliar na construção da solução. Para ver as dificuldades e ampliar a gama de observações, e visões do modelo atual e o modelo a ser desenvolvido.

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Temos que envolver os gerentes de relacionamento da Prodam e até o Pagani que é novo Diretor de Infraestrutura e sempre está presente nos eventos da SMIT creio que ele tenha mais influência para tocar alguma demanda nossa.

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Isso mesmo Marcelo, o objetivo é que haja representante da PRODAM que possa acompanhar de perto o nosso grupo.

Estou esperando essa designação oficial para podermos marcar nossa reunião e iniciar os trabalhos.

Planejo fazer uma primeira reunião presencial e depois podemos ir tocando os trabalhos aqui pelo fórum. Muitas das coisas provavelmente vou lidar diretamente com a PRODAM e depois trarei aqui para debatermos.

Abraços

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Boa tarde pessoal,

Agradeço ao comparecimento na primeira reunião que tivemos ontem! Acredito que conseguimos avançar um pouco nos objetivos do grupo, identificar possíveis soluções e já saimos com alguns deveres de casa.

A partir de agora, iremos começar a atacar esses problemas iniciais levantados e trarei as novidades para debatermos.

Aos que não puderam comparecer, segue um resumo do que discutimos ontem.

Qualquer contribuição ou esquecimento meu, favor me avisar que adiciono na ATA :slight_smile:

ATA - GT PRODAM - 13-09.pdf (239,1 KB)

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Rafael, sou gerente de novos negócios relacionados a Diretoria de infraestrutura e estou participando deste grupo de trabalho.

Com relação as suas dúvidas, seguem minhas observações:
1 - No link que compartilhou é possível ver o status de incidentes reportados através do 0800-7227677, nele você pode puxar informação sobre incidentes ou abrí-los. O seu relacionamento é um dos pontos de entrada para a PRODAM, portanto ainda recomendo que o contato continue. Para melhorar o acesso de informação para as pontas, este grupo está com um trabalho de incluir as pontas de TIC com grupos relacionados as aplicações (ou gerais) no momento que o incidente ocorrer sempre que mapeado pelo NOC (que em seus boletins sempre coloca um tempo estimado da indisponibilidade), assim que este ato se concretizar faremos o comunicado;
2 - Ainda não existe essa ferramenta, outro ponto que este grupo está em trabalho é a criação de dashboards “ao vivo” para que as pontas tenham acesso ao que está em uso e o que possa estar fora do ar (ou no ar). Assim que tivermos um melhor andamento, provavelmente elegeremos os participantes deste grupo como testadores da solução.

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Rogério, atualmente a PRODAM utiliza o ZABIX no NOC para monitoramento de toda a infraestrutura da prefeitura de SP.
Este grupo já tem um trabalho inciado para que as pontas TIC possam ter acesso a um dashboard “ao vivo” do ambiente e aplicações interessadas.

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